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Copyright Daniele Trevisani. Tema “Chiarezza dei ruoli” – Dal libro

team leadership e comunicazione operativa - tema chiarezza dei ruoli

Team leadership e comunicazione operativa. Principi e pratiche per il miglioramento continuo individuale e di team

La chiarezza dei ruoli come fattore critico del successo aziendale

La chiarezza dei ruoli è un elemento di successo aziendale e di pulizia mentale per la persona. Ruoli chiari producono sempre maggiore efficienza ed efficacia.

Noi agiamo sempre in base a qualche teoria. Che ce ne rendiamo conto o meno, esiste una teoria per il fatto di lavarsi la faccia la mattina (teoria che l’atto di lavarsi il viso porti ad una maggiore rapidità di risveglio), sino alle teorie più complesse ed elaborate.

Anche i leader seguono teorie, che se ne accorgano o meno. Teorie che governano ogni loro azione come leader, che si tratti di come riprendere un errore (rimproverando bruscamente o sotto forma di feedback cortese), o distribuire deleghe (per iscritto oppure di persona). Ogni cosa che facciamo è governata da teorie implicite. Esplicitarle, farle uscire allo scoperto, ci farà molto bene.

Principio 13 – Riconoscimento delle teorie implicite sulla leadership, motivazione e direzione

La possibilità di crescita personale è correlata:

  • al riconoscimento delle teorie implicite che governano il proprio agire;

  • alla capacità di mettere in discussione le teorie implicite e ricercare vettori di miglioramento nei campi ove questo sia possibile, anche quando il miglioramento costringe a dolorose (o gradevoli) ristrutturazioni cognitive, e alla modifica delle credenze personali, creando una maggiore chiarezza dei ruoli di vita e ruoli professionali che la persona interpreta.

 I critical incidents e la chiarezza dei ruoli

La necessità di dedicarsi alla fissazione dei ruoli e dei confini è sempre presente, ma emerge in modo prepotente quando si presentano critical incidents, momenti di realtà particolarmente impattanti, che evidenziano le lacune e la cattiva separazione di ruoli, o una falla nella teoria organizzativa e comunicativa in uso.

Un critical incident può essere la perdita di un importante cliente senza che ne siano chiare le ragioni, un grave conflitto interno al­l’azienda o tra due persone, e qualsiasi situazione particolarmente difficile da gestire che sfugge al controllo quando utilizziamo le nostre teorie abituali sul­l’agire.

Microcaso 6 – Al crescere dei risultati per il cliente cala la sua soddisfazione[1] – Una questione di chiarezza dei ruoli

Massimo è un consulente progettista di formazione aziendale. È leader di un progetto di miglioramento per l’Associazione degli Industriali di una provincia italiana. In questa provincia esiste una discreta vocazione turistica, e un buon tessuto industriale. La cultura aziendale media è basata sulla produzione e non vi sono livelli manageriali molto elevati.

Una delle caratteristiche notate da Massimo è che nel catalogo dei corsi formativi dell’Associazione si trovano corsi di videoscrittura o di contabilità di base (che ogni scuola di informatica è in grado di offrire) ma mancano completamente corsi sulla comunicazione, innovazione e tecnologie, dei quali vi sarebbe (a suo parere) estremamente bisogno, e che proprio un’Associazione dovrebbe proporre.

All’avvio dei contatti con il cliente, il consulente nota subito questa situazione di fondo. Propone quindi al direttore un accordo quadro dove il consulente si impegna a fornire all’Associazione un’esclusiva per le sue proposte nella provincia indicata. Le iniziative partono, il primo anno vengono proposti e attuati con successo corsi per la comunicazione nel’export in alcune aziende locali (con buona soddisfazione dei clienti), nel secondo anno vengono fatti partire corsi di comunicazione e tecnologie per disoccupati, i quali producono un altissimo tasso di adesione e di occupazione per i ragazzi partecipanti. Il terzo anno viene lanciato un Master, organizzato da Massimo, su una nuova tematica di frontiera della comunicazione e tecnologie, in collaborazione con un’Università locale, in più vengono avviati progetti sperimentali in diverse aziende leader della provincia, con alta soddisfazione per i clienti. Dal quarto anno Massimo non viene più chiamato, le sue proposte non vengono più accolte. Il critical incident più forte accade quando un progetto di Massimo viene fatto circolare dall’Associazione presso altre associazioni, senza che egli percepisca il compenso pattuito per la divulgazione. Gli incontri di chiarimento e negoziazione si fanno sempre più fitti, ma il rapporto progressivamente decade. L’Associazione spiega chiaramente a Massimo che è pratica comune passarsi progetti tra associazioni, per trarne benefici reciproci. Dal quinto anno, il mercato della formazione in comunicazione nella provincia viene preso dai competitor del­l’associazione, da associazioni imprenditoriali concorrenti con quella per cui lavorava Massimo.

  • Quali sembrano essere le teorie implicite che utilizza Massimo?
  • A cosa porta la loro applicazione?
  • Quali sembrano essere le teorie implicite del direttore del­l’Asso­ciazione?
  • A cosa porta la loro applicazione?
  • Che cosa accade realmente nel critical incident e perché accade?

Formulare alcune possibili ipotesi evidenziando le dinamiche in corso.

Esercitazione di role-playing connessa al caso e analisi del tema della chiarezza dei ruoli.

  • Esercitazione 1: riprodurre in un role-playing il momento nel quale Massimo, dopo aver scoperto in internet che i suoi progetti sono stati divulgati ad altre associazioni, si incontra con il diretto­­re per un chiarimento.
  • Esercitazione 2: creare un role-playing finalizzato alla fissazione dei ruoli e confini dei ruoli (role-setting), tra il direttore e Massimo, al termine del terzo anno.

[1] Caso reale ricavato sulla base di interviste in profondità sui critical incidents, svolte a progettisti italiani della formazione. Tema: chiarezza dei ruoli in azienda

Copyright Daniele Trevisani. Dal libro

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